Офис-менеджер

Описание

Обязанности: Осуществляет прием документов и личных заявлений на подпись директору компании. Ведет работу с входящей корреспонденцией (письма, иная корреспонденция): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение. Организует получение корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам. Осуществляет подготовку к отправке и отправку писем почтой. Ведет работу с исходящей корреспонденцией: регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем директора; отправление срочных писем; Осуществляет оформление доверенностей на ввоз и оформление грузов, представление интересов товарищества в различных органах и др. По поручению директора осуществляет выполнение копировально-множительных работ. Осуществляет формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив. По поручению директора осуществляет подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании в целом. Осуществляет приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону информации для директора в его отсутствие и доведение её содержания до сведения директора. Осуществляет подготовку совещаний и заседаний, проводимых директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). Организует встречи посетителей и гостей компании. Осуществляет заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. Осуществляет заказ и доставку бытовой химии, хозяйственного инвентаря для обеспечения бесперебойной работы подразделений компании. Осуществляет контроль за санитарным состоянием офиса. Организует замену, ремонт оснащения/оборудования в столовой, обеспечение столовой необходимой посудой, салфетками, полотенцами и т.д. Осуществляет координацию и контроль работы сотрудников вспомогательного персонала. Принимает заявки, осуществляет закуп и оснащение подразделений компании канцелярскими товарами. Требования: высшее/среднее специальное образование уверенный пользователь ПК высокие коммуникативные навыки отличное знание делопроизводства Условия: пятидневная рабочая неделя с 08.30 до 17.30, выходные - суббота, воскресенье отпуск 24 календарных дня