Секретарь – референт

Описание

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан осуществлять следующие действия: 1.Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений; 2.Получать для руководителя информацию от работников подразделений, вызывать их по его поручению; 3.Организовывать телефонные переговоры руководителя; 4.Принимать и передавать телефонограммы, записывать в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводить их до его сведения; 5. Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), вести и оформлять протоколы; 6. Следить за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя. 7. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа; 8. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль; 9. Принимать документы на подпись руководителю; 10.Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; 11. Соблюдать этику делового общения; 12. Обеспечивать исполнение работниками указаний руководства организации; 13. По требованию руководства представлять достоверную информацию о состоянии порученной ему работы; 14. Обеспечивать конфиденциальность сведений в отношении деятельности Предприятия. Знать: 15. Возможности использования современных информационных технологий в работе; 16. Правила и нормы безопасности и охраны труда.