Бизнес-ассистент / Event-координатор
≈ 290 175 ₸ шамамен қолға тиетіні (айлық салықтарға дейін көрсетілсе) · жалақы калькуляторы
Сипаттама
Ищем в команду бизнес-ассистента, который любит порядок, умеет организовывать людей и процессы и получает удовольствие от момента, когда из «нам нужно это сделать» получается готовый результат. Это позиция для человека, который не боится большого количества разных задач: сегодня найти подрядчика и собрать предложения, завтра организовать встречу, проконтролировать дедлайн, решить внутренний вопрос, а через неделю — координировать мероприятие. Если вы из тех, кому проще самому разобраться, найти и сделать, чем десять раз спросить «а что дальше?» — скорее всего, мы сработаемся. Чем предстоит заниматься Операционные и организационные задачи: – помогать в ведении текущих рабочих процессов; – принимать задачи и самостоятельно доводить их до результата; – контролировать сроки и договорённости; – взаимодействовать с сотрудниками разных отделов; – коммуницировать с подрядчиками и партнёрами; – искать необходимые услуги, товары, специалистов и решения; – запрашивать и сравнивать коммерческие предложения; – организовывать встречи и внутренние активности; – вести рабочие таблицы, списки и документы; – контролировать оплаты, доставки и другие организационные вопросы; – напоминать ответственным о задачах и контролировать их выполнение; – быстро подключаться к новым и нестандартным задачам. Отдельная и важная часть работы — мероприятия Будете принимать участие в организации мероприятий компании от идеи до самого дня проведения: – поиск и подбор площадок; – запрос и сравнение предложений; – формирование бюджета; – поиск подрядчиков; – коммуникация с площадками, декораторами, фотографами, видеографами, ведущими, техническими специалистами, типографиями и другими подрядчиками; – постановка и контроль ТЗ; – организация декора и брендирования; – заказ полиграфии, подарков и раздаточных материалов; – работа со списками гостей; – составление таймингов; – организация питания, технического обеспечения и логистики; – контроль доставок, монтажа и готовности площадки; – координация подрядчиков; – присутствие и помощь в организации непосредственно в день мероприятия; – решение форс-мажоров; – закрытие организационных вопросов после мероприятия. Какого человека мы ищем В первую очередь нам важен тип мышления и отношение к работе. Вы нам подойдёте, если: – вы организованный человек и любите, когда всё разложено по полочкам; – не теряете задачи, сроки и договорённости; – умеете самостоятельно искать информацию; – можете одновременно держать в голове несколько процессов; – не боитесь звонков и переговоров; – умеете договариваться; – спокойно можете написать или позвонить человеку повторно, если от него нужен результат; – внимательны к деталям; – умеете работать с таблицами и документами; – быстро ориентируетесь, когда что-то идёт не по плану; – не ждёте инструкции на каждое следующее действие; – умеете отличать ситуацию, которую можно решить самостоятельно, от той, которую действительно необходимо согласовать. Для нас важно Если вы написали подрядчику, а он не ответил — задача не закончилась на фразе «я написала, ответа нет». Нужно позвонить, напомнить, найти другой контакт или альтернативный вариант и в итоге вернуться с решением. Мы ищем человека с позицией: «Есть задача → разберусь, как её решить → вернусь с результатом». При этом инициативность не означает принимать важные решения без согласования — важно уметь чувствовать границу ответственности. Будет преимуществом – опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором, project/event-менеджером; – опыт организации мероприятий; – опыт взаимодействия с подрядчиками; – умение вести бюджеты и работать с коммерческими предложениями; – наличие своей базы проверенных подрядчиков в Алматы; – грамотная письменная и устная речь. Если опыта именно в event немного, но вы очень сильны в организации, самостоятельны и быстро учитесь — мы всё равно готовы рассмотреть ваше резюме. Что предлагаем – работа в Алматы; – интересные и очень разные задачи - монотонно точно не будет; – возможность участвовать в организации мероприятий и проектов; – много самостоятельности; – возможность влиять на процессы и предлагать свои решения; – работа в команде, где ценят инициативу и ответственность; – график работы 5/2 в гибридном формате (офис-дом) ; – официальное трудоустройство ТК РК. Небольшое задание при отклике Чтобы мы понимали, что вы внимательно прочитали вакансию, в сопроводительном письме напишите слово «ОРГАНИЗУЮ» и коротко ответьте на 3 вопроса: – Какой у вас опыт работы ассистентом/координатором или организации мероприятий? – Какую самую сложную организационную задачу вам приходилось решать самостоятельно? – Представьте: до мероприятия осталось 3 дня, а подрядчик сообщает, что не сможет выполнить заказ. Ваши действия? Отклики без сопроводительного письма тоже посмотрим, но кандидатов, которые выполнили небольшое задание, рассмотрим в первую очередь. Если вы тот человек, который всегда знает, кому написать, куда позвонить и как сделать так, чтобы всё в итоге состоялось будем рады познакомиться.
Талаптар
Вы нам подойдёте, если: – вы организованный человек и любите, когда всё разложено по полочкам; – не теряете задачи, сроки и договорённости; – умеете самостоятельно искать информацию; – можете одновременно держать в голове несколько процессов; – не боитесь звонков и переговоров; – умеете договариваться; – спокойно можете написать или позвонить человеку повторно, если от него нужен результат; – внимательны к деталям; – умеете работать с таблицами и документами; – быстро ориентируетесь, когда что-то идёт не по плану; – не ждёте инструкции на каждое следующее действие; – умеете отличать ситуацию, которую можно решить самостоятельно, от той, которую действительно необходимо согласовать.