Координатор коммерческого отдела

Сипаттама

GATIN group | Актау GATIN group — группа компаний в сфере дорожного строительства, производства нерудных материалов, транспорта и аренды спецтехники в Мангистауской области. Компания располагает собственными производственными мощностями и парком около 200 единиц строительной и специальной техники. Ищем Координатора коммерческого отдела , который будет отвечать за сопровождение коммерческого процесса компании: от входящей заявки и коммерческого предложения до договора, возврата закрывающих документов и получения оплаты. Также в зоне ответственности координатора находится организация и контроль тендерного направления . В его непосредственном подчинении работает Специалист по тендерному сопровождению и развитию . Нам нужен не просто сотрудник по документообороту, а самостоятельный человек, который умеет работать с корпоративными клиентами, контролировать процессы и доводить каждый вопрос до результата . Основные обязанности 1. Работа с входящими заявками и клиентами Принимать и обрабатывать входящие заявки клиентов. Регистрировать все заявки в Bitrix24 и вести их по действующей воронке. Контролировать актуальный статус каждой заявки, следующий шаг и срок. Работать с действующими прайс-листами и ориентирами стоимости компании. Уточнять актуальную стоимость услуг и продукции с учётом объёма, срока аренды и условий заказа. Самостоятельно вести коммерческий диалог с клиентом в пределах предоставленных полномочий. При необходимости согласовывать нестандартную стоимость и дополнительные коммерческие условия с руководителем. Самостоятельно готовить коммерческие предложения. После отправки КП получать обратную связь от клиента, отрабатывать возникающие вопросы и доводить заявку до договора либо до понятного решения клиента. Не допускать ситуаций, когда коммерческое предложение отправлено, а дальнейшая работа с клиентом не ведётся. 2. Работа с ценой По основным направлениям компании действуют прайс-листы и ориентиры стоимости. Координатор: самостоятельно работает с действующими ценами; понимает, когда цена является стандартной, а когда требует дополнительного согласования; имеет определённые полномочия для предоставления клиенту небольшой скидки; при необходимости оперативно уточняет стоимость у руководителя и возвращается к клиенту с окончательным предложением. Самостоятельный расчёт сложной производственной себестоимости строительных работ, производства либо эксплуатации техники с нуля не требуется. 3. Договорная работа Самостоятельно готовить договоры. Вносить в договоры согласованные цены, объёмы, сроки, реквизиты и другие коммерческие условия. Вести согласование договоров с заказчиками. Контролировать своевременное подписание договоров. Контролировать наличие полного комплекта документов. Сканировать и систематизировать подписанные документы. Обеспечивать правильное хранение договорной и коммерческой документации. Вести актуальный реестр договоров. 4. АВР и закрывающие документы Вести контроль выставленных АВР, накладных и других закрывающих документов. Полностью курировать подписание и возврат АВР и других закрывающих документов от заказчиков. Контролировать, у кого находится каждый документ. Понимать причину задержки и ожидаемый срок возврата. Добиваться своевременного возврата подписанных документов. Вести актуальный реестр АВР и закрывающих документов. По каждому документу должен быть понятен: статус → у кого находится → причина задержки → следующий шаг → срок возврата. 5. Дебиторская задолженность и взыскание Координатор является ответственным лицом за процесс взыскания дебиторской задолженности . В обязанности входит: ведение актуального реестра дебиторской задолженности; контроль сроков оплаты по каждому заказчику; своевременная работа с возникшей просроченной задолженностью; самостоятельные переговоры с клиентами по оплате; получение от клиента конкретных сроков и обязательств по оплате; контроль выполнения договорённостей; досудебная работа с должниками. Если получить оплату путём переговоров не удаётся, координатор: определяет следующий способ взыскания; обращается к нотариусу либо подбирает привлечённого юриста/юридическую компанию; получает стоимость и условия работы; согласовывает расходы с руководителем; формирует и передаёт необходимый комплект документов; контролирует дальнейшую работу по взысканию задолженности до результата. Координатор не обязан самостоятельно представлять компанию в суде как юрист, однако организация и контроль всего процесса взыскания остаются его ответственностью . 6. Тендерное направление В непосредственном подчинении координатора находится Специалист по тендерному сопровождению и развитию . Координатор отвечает за организацию и контроль тендерного направления компании. В его задачи входит: постановка задач специалисту по тендерному сопровождению; контроль поиска перспективных тендеров, конкурсов и закупок; контроль анализа новых тендерных площадок и потенциальных заказчиков; контроль регистрации компании на перспективных площадках; контроль прохождения преквалификаций; контроль сроков подготовки и подачи тендерных заявок; контроль комплектности тендерной документации; контроль отсутствия отклонений заявок по формальным причинам; организация получения необходимых документов и исходных данных от других подразделений компании; контроль актуальности лицензий, сертификатов и других разрешительных документов; контроль ведения тендерного реестра и фиксации работы в Bitrix24; своевременное вынесение руководителю перспективных тендеров для принятия решения об участии и согласования ключевых коммерческих условий; контроль результатов участия в тендерах. Непосредственную работу на тендерных площадках, подготовку пакета, загрузку документов и подачу заявок выполняет Специалист по тендерному сопровождению и развитию . Координатор отвечает за то, чтобы тендерное направление работало системно и ни один перспективный конкурс не был потерян из-за отсутствия контроля, пропущенного срока или формальной ошибки. 7. Отчётность и контроль Еженедельно предоставлять руководителю актуальную информацию по: входящим заявкам; коммерческим предложениям; договорам; АВР и закрывающим документам; оплатам; дебиторской задолженности; взысканию задолженности; текущим и перспективным тендерам. По каждому активному вопросу должны быть понятны: текущий статус → следующий шаг → ответственный → срок. Условия Место работы: Актау . График: 5/2 . Официальное трудоустройство. Прямое подчинение руководителю группы компаний. В непосредственном подчинении — Специалист по тендерному сопровождению и развитию . Фиксированный оклад — 350 000 ₸ на руки . Испытательный срок — 1 месяц . В течение первого месяца выплачивается фиксированный оклад 350 000 ₸ на руки . Начиная со второго месяца работы дополнительно начисляется ежемесячный KPI — до 150 000 ₸ . Совокупный ежемесячный доход после испытательного срока — до 500 000 ₸ на руки .